MyPeopleDoc è un cofanetto digitale personale che consente di ricevere, archiviare e condividere documenti HR in modo sicuro. Buste paga, attestazioni del datore di lavoro, contratti: tutti questi file sono centralizzati in uno spazio online accessibile anche dopo un’uscita dall’azienda. Comprendere il funzionamento di questa piattaforma richiede di padroneggiare alcune nozioni tecniche, in particolare il valore probatorio dei documenti archiviati e il collegamento tra più conti dei datori di lavoro.
Arkhineo e valore probatorio: cosa distingue MyPeopleDoc da un semplice archiviazione online
I concorrenti descrivono spesso MyPeopleDoc come uno spazio di archiviazione sicuro, senza specificare il meccanismo tecnico che garantisce l’affidabilità dei documenti. L’archiviazione delle buste paga digitalizzate sulla piattaforma è supportata da Arkhineo, filiale di Docaposte (gruppo La Poste).
Questo sistema di archiviazione elettronica assicura tre funzioni distinte: integrità, data e tracciabilità di ogni documento depositato. In pratica, una busta paga archiviata tramite MyPeopleDoc ha un valore probatorio equivalente all’originale cartaceo davanti a un tribunale o a un ente pensionistico.
Questa distinzione ha conseguenze pratiche. Un file PDF salvato su un disco rigido personale può essere modificato, corrotto o perso. Un documento archiviato nel cofanetto MyPeopleDoc, invece, conserva un’impronta crittografica che certifica che non è stato alterato dalla sua deposizione. Per un dipendente che prepara un dossier di pensionamento o contesta un elemento di retribuzione, la differenza è significativa.
Una guida dettagliata consente di accedere allo spazio clienti MyPeopleDoc e verificare che tutti i documenti archiviati beneficiano di questa certificazione.
Accesso a MyPeopleDoc: attivazione del conto e recupero dell’accesso
L’accesso al cofanetto digitale MyPeopleDoc inizia con un invito inviato dal datore di lavoro. Questo codice di invito arriva via e-mail all’indirizzo professionale o personale fornito alle risorse umane.
Primo accesso dopo l’invito
Il link contenuto nell’e-mail reindirizza al portale mypeopledoc.com, dove vengono richieste tre informazioni: indirizzo e-mail, creazione di una password e validazione del captcha di sicurezza. Una volta attivato il conto, il dipendente ne rimane proprietario indefinitamente, anche in caso di cambio di datore di lavoro.
Un punto di attenzione: il codice di invito ha una durata di validità limitata. Se l’e-mail finisce nello spam e il termine scade, è necessario contattare il servizio HR per ottenere un nuovo link.
Password dimenticata o indirizzo e-mail perso
La pagina di accesso offre due procedure di recupero distinte. La prima riguarda la password: un link di reimpostazione viene inviato all’indirizzo registrato. La seconda, meno conosciuta, consente di recuperare l’indirizzo e-mail associato al conto a partire da informazioni identificative.
Controllare regolarmente che l’indirizzo e-mail del conto sia aggiornato evita questo tipo di blocco. I dipendenti che lasciano un’azienda perdono spesso l’accesso alla loro casella di posta professionale, il che complica il recupero se l’indirizzo non è stato sostituito con un indirizzo personale.
Collegamento dei conti dei datori di lavoro su MyPeopleDoc
Un dipendente che cambia azienda nel corso della sua carriera può trovarsi con più spazi MyPeopleDoc, ciascuno creato da un datore di lavoro diverso. La piattaforma prevede una funzione di collegamento dei conti che raggruppa tutti i documenti in un’interfaccia unica.
Questa operazione avviene dalle impostazioni del conto. Il principio: collegare i vecchi spazi dei datori di lavoro al conto principale convalidando l’indirizzo e-mail corrispondente. Una volta effettuato il collegamento, le buste paga di ogni azienda rimangono classificate separatamente, ma sono consultabili da un’unica connessione.
Senze questo collegamento, un ex dipendente deve ricordarsi dell’indirizzo e-mail utilizzato per ogni datore di lavoro e connettersi a ciascun spazio individualmente. In una carriera lunga, questo può rappresentare diversi accessi distinti da gestire.
Gestione dei documenti HR e archiviazione personale nel cofanetto
Il cofanetto MyPeopleDoc non si limita ai documenti inviati automaticamente dal datore di lavoro. Lo spazio personale consente anche di caricare i propri file.
Ecco i tipi di documenti che il cofanetto può ospitare:
- Le buste paga digitalizzate, depositate automaticamente ogni mese dal datore di lavoro tramite la piattaforma
- Le attestazioni e documenti HR (contratto di lavoro, certificato di lavoro, saldo di tutti i conti) trasmessi dal servizio delle risorse umane
- I file personali aggiunti manualmente dal dipendente (dichiarazioni fiscali, giustificativi di residenza, diplomi) nel limite dello spazio di archiviazione disponibile
La piattaforma offre un sistema di etichette per classificare questi file per categoria. Questa classificazione tematica facilita la ricerca quando è necessario un documento specifico, ad esempio durante una richiesta di prestito o un dossier di pensionamento.
Durata di conservazione e obblighi legali
Il Codice del lavoro impone durate di conservazione minime per i documenti di paga. Il cofanetto rimane accessibile al dipendente per diversi decenni, coprendo ampiamente gli obblighi normativi in materia di conservazione delle buste paga.
Le aziende che utilizzano MyPeopleDoc devono anche rispettare vincoli legati al GDPR. I dati personali contenuti nei documenti HR sono protetti, e il dipendente può esercitare il suo diritto di accesso o di cancellazione direttamente dalle impostazioni del suo spazio.
Condivisione sicura di documenti da MyPeopleDoc
Il cofanetto integra una funzione di condivisione che consente di inviare un documento a un terzo (banca, amministrazione, notaio) senza lasciare la piattaforma. Il destinatario riceve un link sicuro con una durata di validità configurabile.
Le garanzie di sicurezza associate a questa condivisione sono le seguenti:
- Il link scade automaticamente dopo il periodo definito dall’utente
- Il documento condiviso conserva il suo timestamp e la sua impronta di integrità, il che consente al destinatario di verificarne l’autenticità
- Nessuna copia permanente viene creata presso il destinatario tramite la piattaforma, a differenza di un invio tramite e-mail classica
Questo meccanismo sostituisce l’invio di allegati via e-mail, che espone i documenti a rischi di intercettazione o di archiviazione non controllata su server di terzi.
Il cofanetto MyPeopleDoc combina quindi due funzioni raramente riunite in un unico strumento: l’archiviazione certificata a valore probatorio e la condivisione controllata. Per un dipendente, l’approccio più efficace rimane quello di centralizzare tutti i propri documenti di carriera in questo spazio fin dal primo invito del datore di lavoro, e poi mantenere aggiornato l’indirizzo e-mail di accesso ad ogni cambio di posto.
