MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique personnel qui permet de recevoir, stocker et partager des documents RH de manière sécurisée. Bulletins de paie, attestations employeur, contrats : tous ces fichiers sont centralisés dans un espace en ligne accessible même après un départ de l’entreprise. Comprendre le fonctionnement de cette plateforme suppose de maîtriser quelques notions techniques, notamment la valeur probante des documents archivés et la liaison entre plusieurs comptes employeurs.
Arkhineo et valeur probante : ce qui distingue MyPeopleDoc d’un simple stockage en ligne
Les concurrents décrivent souvent MyPeopleDoc comme un espace de stockage sécurisé, sans préciser le mécanisme technique qui garantit la fiabilité des documents. L’archivage des bulletins de paie dématérialisés sur la plateforme est adossé à Arkhineo, filiale de Docaposte (groupe La Poste).
Ce système d’archivage électronique assure trois fonctions distinctes : intégrité, horodatage et traçabilité de chaque document déposé. Concrètement, un bulletin de paie archivé via MyPeopleDoc possède une valeur probante équivalente à l’original papier devant un tribunal ou un organisme de retraite.
Cette distinction a des conséquences pratiques. Un fichier PDF enregistré sur un disque dur personnel peut être modifié, corrompu ou perdu. Un document archivé dans le coffre-fort MyPeopleDoc, lui, conserve une empreinte cryptographique qui certifie qu’il n’a pas été altéré depuis son dépôt. Pour un salarié qui prépare un dossier de retraite ou conteste un élément de rémunération, la différence est significative.
Un guide détaillé permet d’accéder à l’espace client MyPeopleDoc et de vérifier que l’ensemble des documents archivés bénéficient bien de cette certification.
Connexion MyPeopleDoc : activation du compte et récupération d’accès
L’accès au coffre-fort numérique MyPeopleDoc commence par une invitation envoyée par l’employeur. Ce code d’invitation arrive par e-mail sur l’adresse professionnelle ou personnelle renseignée auprès des ressources humaines.
Première connexion après invitation
Le lien contenu dans l’e-mail redirige vers le portail mypeopledoc.com, où trois informations sont demandées : adresse e-mail, création d’un mot de passe et validation du captcha de sécurité. Une fois le compte activé, le salarié en reste propriétaire indéfiniment, même en cas de changement d’employeur.
Un point de vigilance : le code d’invitation a une durée de validité limitée. Si l’e-mail finit dans les courriers indésirables et que le délai expire, il faut contacter le service RH pour obtenir un nouveau lien.
Mot de passe oublié ou adresse e-mail perdue
La page de connexion propose deux procédures de récupération distinctes. La première concerne le mot de passe : un lien de réinitialisation est envoyé à l’adresse enregistrée. La seconde, moins connue, permet de retrouver l’adresse e-mail associée au compte à partir d’informations d’identité.
Vérifier régulièrement que l’adresse e-mail du compte est à jour évite ce type de blocage. Les salariés qui quittent une entreprise perdent souvent l’accès à leur messagerie professionnelle, ce qui complique la récupération si l’adresse n’a pas été remplacée par une adresse personnelle.
Liaison de comptes employeurs sur MyPeopleDoc
Un salarié qui change d’entreprise au cours de sa carrière peut se retrouver avec plusieurs espaces MyPeopleDoc, chacun créé par un employeur différent. La plateforme prévoit une fonction de liaison de comptes qui regroupe tous les documents dans une interface unique.
Cette opération se fait depuis les paramètres du compte. Le principe : rattacher les anciens espaces employeurs au compte principal en validant l’adresse e-mail correspondante. Une fois la liaison effectuée, les bulletins de paie de chaque entreprise restent classés séparément, mais sont consultables depuis une seule connexion.
Sans cette liaison, un ancien salarié doit se souvenir de l’adresse e-mail utilisée pour chaque employeur et se connecter à chaque espace individuellement. Sur une carrière longue, cela peut représenter plusieurs accès distincts à gérer.
Gestion des documents RH et stockage personnel dans le coffre-fort
Le coffre-fort MyPeopleDoc ne se limite pas aux documents envoyés automatiquement par l’employeur. L’espace personnel permet aussi de téléverser ses propres fichiers.
Voici les types de documents que le coffre-fort peut héberger :
- Les bulletins de paie dématérialisés, déposés automatiquement chaque mois par l’employeur via la plateforme
- Les attestations et documents RH (contrat de travail, certificat de travail, solde de tout compte) transmis par le service des ressources humaines
- Les fichiers personnels ajoutés manuellement par le salarié (relevés d’imposition, justificatifs de domicile, diplômes) dans la limite de l’espace de stockage disponible
La plateforme propose un système d’étiquettes pour classer ces fichiers par catégorie. Ce classement thématique facilite la recherche lorsqu’un document précis est nécessaire, par exemple lors d’une demande de prêt ou d’un dossier de retraite.
Durée de conservation et obligations légales
Le Code du travail impose des durées de conservation minimales pour les documents de paie. Le coffre-fort reste accessible au salarié pendant plusieurs décennies, ce qui couvre largement les obligations réglementaires en matière de conservation des bulletins.
Les entreprises qui utilisent MyPeopleDoc doivent aussi respecter des contraintes liées au RGPD. Les données personnelles contenues dans les documents RH sont protégées, et le salarié peut exercer son droit d’accès ou de suppression directement depuis les paramètres de son espace.
Partage sécurisé de documents depuis MyPeopleDoc
Le coffre-fort intègre une fonction de partage qui permet d’envoyer un document à un tiers (banque, administration, notaire) sans quitter la plateforme. Le destinataire reçoit un lien sécurisé avec une durée de validité paramétrable.
Les garanties de sécurité associées à ce partage sont les suivantes :
- Le lien expire automatiquement après la période définie par l’utilisateur
- Le document partagé conserve son horodatage et son empreinte d’intégrité, ce qui permet au destinataire de vérifier son authenticité
- Aucune copie permanente n’est créée chez le destinataire via la plateforme, contrairement à un envoi par e-mail classique
Ce mécanisme remplace l’envoi de pièces jointes par e-mail, qui expose les documents à des risques d’interception ou de stockage non maîtrisé sur des serveurs tiers.
Le coffre-fort MyPeopleDoc combine donc deux fonctions rarement réunies dans un même outil : l’archivage certifié à valeur probante et le partage contrôlé. Pour un salarié, la démarche la plus efficace reste de centraliser l’ensemble de ses documents de carrière dans cet espace dès la première invitation employeur, puis de maintenir à jour l’adresse e-mail de connexion à chaque changement de poste.