MyPeopleDoc es un cofre-fort digital personal que permite recibir, almacenar y compartir documentos de recursos humanos de manera segura. Nóminas, certificados de empleo, contratos: todos estos archivos están centralizados en un espacio en línea accesible incluso después de dejar la empresa. Comprender el funcionamiento de esta plataforma implica dominar algunas nociones técnicas, en particular el valor probatorio de los documentos archivados y la conexión entre varias cuentas de empleadores.
Arkhineo y valor probatorio: lo que distingue a MyPeopleDoc de un simple almacenamiento en línea
Los competidores a menudo describen MyPeopleDoc como un espacio de almacenamiento seguro, sin especificar el mecanismo técnico que garantiza la fiabilidad de los documentos. El archivo de las nóminas digitalizadas en la plataforma está respaldado por Arkhineo, filial de Docaposte (grupo La Poste).
Este sistema de archivo electrónico asegura tres funciones distintas: integridad, sellado de tiempo y trazabilidad de cada documento depositado. Concretamente, una nómina archivada a través de MyPeopleDoc posee un valor probatorio equivalente al original en papel ante un tribunal o un organismo de pensiones.
Esta distinción tiene consecuencias prácticas. Un archivo PDF guardado en un disco duro personal puede ser modificado, corrompido o perdido. Un documento archivado en el cofre-fort MyPeopleDoc, en cambio, conserva una huella criptográfica que certifica que no ha sido alterado desde su depósito. Para un empleado que prepara un expediente de pensiones o impugna un elemento de remuneración, la diferencia es significativa.
Una guía detallada permite acceder al espacio cliente MyPeopleDoc y verificar que todos los documentos archivados cuentan con esta certificación.
Conexión MyPeopleDoc: activación de la cuenta y recuperación de acceso
El acceso al cofre-fort digital MyPeopleDoc comienza con una invitación enviada por el empleador. Este código de invitación llega por correo electrónico a la dirección profesional o personal proporcionada a recursos humanos.
Primera conexión tras la invitación
El enlace contenido en el correo electrónico redirige al portal mypeopledoc.com, donde se solicitan tres informaciones: dirección de correo electrónico, creación de una contraseña y validación del captcha de seguridad. Una vez activada la cuenta, el empleado es propietario de la misma indefinidamente, incluso en caso de cambio de empleador.
Un punto de atención: el código de invitación tiene una duración de validez limitada. Si el correo termina en la carpeta de spam y el plazo expira, es necesario contactar al servicio de recursos humanos para obtener un nuevo enlace.
Contraseña olvidada o dirección de correo electrónico perdida
La página de conexión ofrece dos procedimientos de recuperación distintos. El primero se refiere a la contraseña: se envía un enlace de restablecimiento a la dirección registrada. El segundo, menos conocido, permite recuperar la dirección de correo electrónico asociada a la cuenta a partir de información de identidad.
Verificar regularmente que la dirección de correo electrónico de la cuenta esté actualizada evita este tipo de bloqueo. Los empleados que dejan una empresa a menudo pierden el acceso a su correo profesional, lo que complica la recuperación si la dirección no ha sido reemplazada por una dirección personal.
Vinculación de cuentas de empleadores en MyPeopleDoc
Un empleado que cambia de empresa a lo largo de su carrera puede encontrarse con varios espacios MyPeopleDoc, cada uno creado por un empleador diferente. La plataforma prevé una función de vinculación de cuentas que agrupa todos los documentos en una interfaz única.
Esta operación se realiza desde los parámetros de la cuenta. El principio: vincular los antiguos espacios de empleadores a la cuenta principal validando la dirección de correo electrónico correspondiente. Una vez realizada la vinculación, las nóminas de cada empresa permanecen clasificadas por separado, pero son consultables desde una sola conexión.
Sin esta vinculación, un antiguo empleado debe recordar la dirección de correo electrónico utilizada para cada empleador y conectarse a cada espacio individualmente. En una carrera larga, esto puede representar varios accesos distintos a gestionar.
Gestión de documentos de recursos humanos y almacenamiento personal en el cofre-fort
El cofre-fort MyPeopleDoc no se limita a los documentos enviados automáticamente por el empleador. El espacio personal también permite subir sus propios archivos.
A continuación, los tipos de documentos que el cofre-fort puede albergar:
- Las nóminas digitalizadas, depositadas automáticamente cada mes por el empleador a través de la plataforma
- Los certificados y documentos de recursos humanos (contrato de trabajo, certificado de trabajo, liquidación de cuentas) transmitidos por el servicio de recursos humanos
- Los archivos personales añadidos manualmente por el empleado (declaraciones de impuestos, justificantes de domicilio, diplomas) dentro del límite del espacio de almacenamiento disponible
La plataforma ofrece un sistema de etiquetas para clasificar estos archivos por categoría. Esta clasificación temática facilita la búsqueda cuando se necesita un documento específico, por ejemplo, al solicitar un préstamo o un expediente de pensiones.
Duración de conservación y obligaciones legales
El Código del trabajo impone duraciones mínimas de conservación para los documentos de nómina. El cofre-fort permanece accesible al empleado durante varias décadas, lo que cubre ampliamente las obligaciones regulatorias en materia de conservación de las nóminas.
Las empresas que utilizan MyPeopleDoc también deben cumplir con restricciones relacionadas con el RGPD. Los datos personales contenidos en los documentos de recursos humanos están protegidos, y el empleado puede ejercer su derecho de acceso o eliminación directamente desde los parámetros de su espacio.
Compartición segura de documentos desde MyPeopleDoc
El cofre-fort integra una función de compartición que permite enviar un documento a un tercero (banco, administración, notario) sin salir de la plataforma. El destinatario recibe un enlace seguro con una duración de validez configurable.
Las garantías de seguridad asociadas a esta compartición son las siguientes:
- El enlace expira automáticamente después del período definido por el usuario
- El documento compartido conserva su sellado de tiempo y su huella de integridad, lo que permite al destinatario verificar su autenticidad
- No se crea ninguna copia permanente en el destinatario a través de la plataforma, a diferencia de un envío por correo electrónico clásico
Este mecanismo reemplaza el envío de archivos adjuntos por correo electrónico, que expone los documentos a riesgos de interceptación o almacenamiento no controlado en servidores de terceros.
El cofre-fort MyPeopleDoc combina, por lo tanto, dos funciones raramente reunidas en una misma herramienta: el archivo certificado con valor probatorio y la compartición controlada. Para un empleado, el enfoque más eficaz sigue siendo centralizar todos sus documentos de carrera en este espacio desde la primera invitación del empleador, y luego mantener actualizada la dirección de correo electrónico de conexión con cada cambio de puesto.
